Виртуальный номер: как создать и настроить

Создание виртуального номера упрощает взаимодействие с аудиторией и снижает расходы на связь — особенно если вы используете облачные сервисы. Номер работает онлайн, не зависит от офиса, SIM-карты или проводной линии и масштабируется вместе с компанией. В материале разберём, как выбрать оператора и создать виртуальный номер для бизнеса.

Что такое виртуальный номер

Номер работает в облаке и на любом устройстве. Платформа обрабатывает звонок клиента и по VoIP направляет его к конечным точкам — приложениям, софтфонам или виртуальной АТС. 

Маршрутизацию можно настроить в личном кабинете или по API: перенаправлять звонки на менеджеров, распределять по офисным линиям или использовать голосовое меню. 

У виртуальных номеров есть особенности и ограничения — например, работа экстренных служб, SMS/USSD и международная доставляемость зависят от конфигурации оператора.

В основе виртуальных номеров — IP-телефония: звонки идут через интернет, поэтому номера легко связать с CRM и масштабировать под рост компании. В простом сценарии, при покупке свободного номера и онлайн-оплате, активация занимает несколько секунд. Однако перенос существующего номера, подключение 8 800 или международных номеров, а также настройка интеграций и IVR иногда занимают часы или дни — в зависимости от оператора и регуляторных процедур.

Основные возможности

Виртуальные номера объединяют привычные функции телефонии и возможности облачных сервисов. Компания не просто принимает звонки, а управляет ими: связь становится частью бизнес-процессов.

Ключевые возможности

• Приём звонков через интернет. Звонки обрабатываются в облаке, а вы решаете, куда направлять вызовы: на мобильный, SIP-телефонию или в виртуальную АТС.

• Переадресация. Можно распределять звонки по сотрудникам, регионам или времени суток. Например, днём вызовы принимает офис в Москве, вечером — кол-центр в другом часовом поясе.
• Запись разговоров и аналитика. Все обращения сохраняются в системе, что удобно для обучения персонала, контроля качества и разрешения спорных ситуаций.

• Интеграция с CRM и другими системами. При входящем вызове оператор сразу видит карточку клиента с историей обращений и заказов. Это экономит время и ускоряет продажи.

Виртуальный номер для бизнеса — полноценный инструмент управления коммуникациями, а не просто замена городского телефона.

Зачем нужен виртуальный номер

Вместо физического телефона появляется цифровой инструмент для решения ряда задач.

• Для бизнеса.

Десятки операторов могут обслуживать один номер одновременно. Так клиенты всегда получают ответ, что особенно важно для сервисных компаний и горячих линий.

• Для рекламы.

С помощью разных номеров можно отслеживать эффективность каналов. Например, магазин использует один номер в наружной рекламе и ещё десять — в онлайн-продвижении. По статистике звонков видно, какие вложения работают лучше и откуда приходит больше клиентов.

• Для поддержки удалённых сотрудников. 

Если команда работает из разных городов или стран, сотрудники подключаются к единой системе через интернет и принимают звонки так же, как в офисе, без привязки к географии.

Виртуальный номер телефона помогает бизнесу контролировать расходы на рекламу, повышать качество сервиса и оставаться на связи в любой точке. Это универсальное решение: малому бизнесу оно даёт доступную связь без вложений в оборудование, а крупным компаниям — гибкость и масштабируемость.

Виды виртуальных номеров

Чтобы выглядеть профессионально и гибко масштабировать связь вместе с ростом бизнеса, можно выбрать формат под свои задачи: от локального присутствия в регионе до работы на федеральном или международном уровне.

Рассмотрим разные типы виртуальных номеров и наборы функций.

По типу

• Городские — создают ощущение локального присутствия. Клиенты из региона звонят по привычному коду, что повышает доверие.

• Федеральные — 8 800 — позволяют принимать вызовы со всей России бесплатно для абонентов, однако затраты на входящие звонки оплачивает владелец номера. Подходят для крупных компаний и сервисных служб.

• Международные — делают бизнес доступным для клиентов из других стран без открытия зарубежных офисов.

• Мобильные — позволяют принимать звонки как на обычный мобильный номер. Удобны для компаний, которым важна привычная форма связи, — например, в электронной торговле.

По функциональности

• С записью разговоров — чтобы контролировать качество обслуживания и решать спорные ситуации.
• С голосовым меню — IVR — автоматизируют распределение звонков между отделами или операторами.
• С интеграцией с CRM — обеспечивают менеджеров полной информацией о клиенте ещё до начала разговора.

Выбор зависит от приоритета: это простота связи, контроль качества или автоматизация.

Как выбрать оператора

Это ключевой этап в создании виртуального номера. От него зависит качество связи, набор функций и удобство дальнейшей работы. Ошибка может привести к лишним расходам и ограничениям.

На что обратить внимание

• Стоимость подключения и тарифы. Сравните не только абонентскую плату, но и дополнительные расходы: на запись звонков, расширенную аналитику или интеграцию с CRM.
• Наличие номеров в нужных регионах. Проверьте, есть ли у оператора нужный тип номера — городской, федеральный, мобильный или международный.
• Функциональность. Оцените, какие дополнительные функции необходимы: переадресация, запись звонков, голосовое меню, интеграция с CRM. Лучше, если они есть в одном сервисе, чтобы не подключать сторонние решения.
• Надёжность связи и поддержка. Даже выгодный тариф не принесёт пользы, если связь нестабильна. Уточните, как оператор обеспечивает качество: есть ли резервные каналы, насколько быстро реагирует техподдержка, какие гарантии прописаны в SLA.

Правильный выбор оператора во многом определяет удобство дальнейшей работы. Важно оценивать не только тарифы, но и решение актуальных задач бизнеса: нужные типы номеров, удобное управление настройками, скорость реакции техподдержки. Хороший оператор предлагает прозрачные условия и готовую экосистему сервисов, такую как у МТТ, чтобы бизнес избежал сложных доработок и рисков.

Пошаговая инструкция по созданию номера

Создать виртуальный телефонный номер можно за несколько минут. Разберём процесс по шагам.

• Выберите оператора и тариф. Сравните предложения: наличие нужных типов номеров, стоимость подключения и набор функций.
• Зарегистрируйтесь в личном кабинете. Создайте учётную запись, чтобы управлять номером и подключёнными услугами онлайн.
• Подберите номер. Выберите код города, федеральный или международный формат. Большинство операторов предоставляют удобный поиск по базе доступных номеров.
• Оплатите услугу и дождитесь активации. Создать виртуальный российский номер можно за 5–10 минут — он отобразится в вашем личном кабинете. 
• Настройте переадресацию. Основной этап. Укажите, куда и как будут поступать звонки: на один или несколько мобильных номеров сотрудников, через SIP-телефонию или виртуальную АТС.
• Подключите дополнительные опции. При необходимости подключите запись разговоров, голосовое меню — IVR — или аналитику.

В личном кабинете МТТ отображаются купленные номера, здесь администратор добавляет номера сотрудников и настраивает переадресацию.

Теперь номер готов к работе. Вы можете указать его на сайте, визитках и в рекламе.

Настройка и интеграция

Переадресация звонков — базовый уровень возможностей. Чтобы виртуальный номер раскрыл весь потенциал, его нужно интегрировать в бизнес-процессы. 

Настройка виртуального номера может включать:

• Подключение к CRM — основа автоматизации. Во многих CRM есть готовые модули для интеграции с операторами связи. Обычно достаточно ввести данные из личного кабинета или подключить модуль, чтобы звонки автоматически фиксировались в карточках клиентов.

• Настройка кол-трекинга. Для оценки эффективности рекламы купите пул номеров и закрепите их за разными каналами продвижения. Статистика по каждому номеру отображается в личном кабинете оператора, её можно добавлять в CRM или аналитику.
• Создание голосового меню. Продумайте сценарии маршрутизации. Например: «1 — подключение услуг, 2 — тарифы, 3 — поддержка». Настроить IVR можно через личный кабинет или виртуальную АТС.

• Подключение SIP-телефонии. Подходит для офисов и распределённых команд. Номер работает как на физическом SIP-телефоне, так и в приложении на ПК или смартфоне, и сотрудники будут принимать звонки в удобном формате.

Чем больше бизнес-процессов связано с телефонией, тем эффективнее работают интеграции. С помощью решений МТТ можно подключить всю экосистему: программу для создания виртуального номера, приложение для создания виртуального номера, виртуальную АТС и интеграции с CRM.

Примеры использования

Виртуальные номера применяются в разных сферах: от интернет-магазинов и небольших сервисных компаний до крупных кол-центров и распределённых корпоративных структур. Рассмотрим несколько типичных сценариев использования — от электронной коммерции до частной практики.

Интернет-магазин 

Виртуальный номер с голосовым роботом помогает разгрузить операторов во время пиковых распродаж и сезонных акций. Бот отвечает на частые вопросы о статусе заказа или условиях доставки, а более сложные распределяет между несколькими менеджерами. Это сокращает время ожидания на линии и повышает удовлетворённость покупателей.

Кол-центр 

Компании подключают многоканальный номер 8 800, чтобы клиенты бесплатно звонили из любого города. Переадресация на свободных операторов снижает риск пропустить звонок. Дополнительно можно подключить запись разговоров и интегрировать её с CRM, чтобы контролировать качество обслуживания и повышать эффективность работы.

Частный специалист

Виртуальный номер разделит рабочие и личные звонки. Переадресация направляет вызовы на мобильный, а запись разговоров помогает фиксировать договорённости и хранить важную информацию.

Частые ошибки

Несмотря на простоту подключения, на практике компании нередко недооценивают этап планирования. Ошибки на старте приводят к переплатам, неудобству в работе и ограничению функциональности.

На что стоит обратить внимание:

• Выбор неподходящего тарифа с переплатой за ненужные опции или, наоборот, экономия на тарифе, который не выдерживает нагрузку. Перед подключением стоит проанализировать реальные потребности и сопоставить их с предложениями оператора.

• Отказ от тестового периода. Лучше проверить качество связи, интерфейс личного кабинета и работу переадресации до покупки.

• Сложности с настройкой. Попытка настроить IVR или интеграцию «вслепую» может занять много времени. Быстрее и надёжнее — обратиться в поддержку оператора или использовать готовые инструкции.

• Игнорирование дополнительных функций. Многие компании используют виртуальный номер только для переадресации. Но функции аналитики, записи звонков или интеграции с CRM помогают контролировать эффективность и напрямую влияют на продажи.

Главная ошибка — не сопоставить потребности бизнеса с возможностями провайдера. Лучше потратить на это несколько часов, чем потом месяцы мириться с неудобной или дорогой системой.

Коротко о главном

Виртуальный номер — это современная альтернатива обычной телефонии. Он подключается быстро, работает в любой точке мира, где есть интернет, и помогает бизнесу оставаться на связи без лишних затрат и сложной инфраструктуры.

Выбирайте надёжного провайдера, используйте все возможности платформы, и ваши инвестиции в коммуникации начнут приносить ощутимую отдачу.